俞健智,浙商大PPT服务队创始人。
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PPT中文字太多了怎么办?

相信很多大学生朋友和我一样,对于老师课件中出现的大段的文字特别反感,因为一大段文字看不清,而且很容易看错行。所以结果是,看到大段文字我就不想再看了。其实这就是PPT中一种常见的错误,Word搬家,那么对于这样文字很多的情况应该如何处理呢?

其实关于这个问题我也没有想清楚,大致思考了一些有这么几个方法:

1、减少文字:哈哈,这个大家都能知道。把一些不重要的词给去掉,比如说无意义的修饰词。或者缩减表达作用的并列句子,比如说“通过三大战略的实施,提升了员工满意度,增强了团队凝聚力。”这个句子的句式就是“做了什么事情+起到了什么效果+起到了什么效果”,在字数比较多的情况下,就可以把一个效果给去掉。

2、减小字号,突出核心:如果文字一个都不能减,也不想放到几张页面中,那你可以试试将文字的字号减小,减少行间距,然后对于关键内容,做突出处理。

3、表格化:其实文字多,还可以通过表格的形式来处理。因为表格相比文本框是一种充分运用版面空间的表现形式,而且可以很自然的去掉句子中的关联词、修饰词,只保留核心信息。比如说我在《大学生如何做时间管理》这篇文章中,初稿中我花了很大的篇幅来说我做的事情很多,但是后来我选择了表格的形式来展现。一是减少大段文字出现,二是更加直观。

4、虚表格化:除了实表,实际上还有虚表格化。表格的本质是对内容进行了区分,包括内容上的区分和空间上的区分,而虚表格指的是有表格之实,而无表格之形。简单点说就是,将内容进行区分,然后分别放到多个文本框中,并且对同样的内容在空间位置或者表现形式上保持一致。比如说,几个事件要用虚表格来表现,那就对一个事件名称用一个文本框,24号,加粗,红色。而对于事件的具体描述,换一个文本框,18号,灰色。然后事件名称和事件描述组合。然后多个事件之间对齐,纵向分布。

5、模型化:如果上面说的几种方法还不够用,那就试试把文字用模型来表现出来。这个方法的前提是读懂文字的内容,找出其中的逻辑关系,然后用图形来表现出来。这个其实我在《浅谈PPT和Word的逻辑差异》中其实有谈到过。其实PPT中的逻辑关系无非是两种:一种是并列(对比),一种是因果(递进),而这两种都可以用逻辑图示来表现,比如说并列的可以用两个大小一样的框,因果的可以用箭头来表现。当然,如果你需要表现的逻辑关系比较复杂,你也可以用多个自选图形组合来创造一个模型。比如说我在《浙商大PPT服务队介绍PPT》中就用了一个模型图来避免大段文字的出现。

好了,说了这么多方法,相信你应该知道以后遇到大段文字应该怎么处理了吧?今天就先聊这么多吧,明天见。


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